Makkelijk digitaal documenten delen

Regelmatig kom ik mensen tegen die aan het worstelen zijn met omslachtige manieren om bestanden met elkaar te delen. De aloude email lijkt handig in het incidenteel delen van informatie. Nadeel is dat de omvang beperkt wordt door maximale bestandsgrootte en dat je door de bomen het bos niet meer ziet als je bestanden wilt terugvinden. Gelukkig kan je beschikken over tal van alternatieven, veelal gratis beschikbaar, die het delen en kunnen terugvinden van documenten vergemakkelijken. Hieronder noem ik een aantal van de gratis tools die je zelf kan gebruiken. Andere oplossingen die vanuit de organisatie worden ingezet als Sharepoint neem ik hier dus niet in mee:

Dropbox
Dit is eigenlijk een opslagruimte op het web, bestaande uit een privaat en openbaar deel. In het private deel kan je documenten opslaan en mappen maken, die je ook kan delen met mensen die je daartoe autoriseert. Zij kunnen dan ook bij die bestanden, er in werken en ze opslaan. Ook kunnen ze extra bestanden in die map toevoegen. In de openbare map kan je bestanden zetten die je met een link kan delen met anderen. Iedereen die die link heeft kan dat bestand downloaden maar niemand anders dan jij kan in die map bestanden plaatsen of wijzigen. Dropbox kan benaderd worden via een browser of via een applicatie die de bestanden online synchroniseert met lokaal opgeslagen bestanden. Ervaar het zelf hier.
Scribd
Hiermee kan je documenten publiceren en delen met anderen. Anderen kunnen de bestanden online lezen en downloaden als de eigenaar daartoe de mogelijkheid biedt. Of het gaat om office bestanden of pdf, je kan het er allemaal kwijt. Doordat de inhoud direct leesbaar is is het handig en snel in gebruik. Ervaar het zelf hier.
Box.net
Met Box.net kan je eenvoudig documenten publiceren op bijvoorbeeld een webpagina, Linkedin-profiel of op een smartphone. Het is mogelijk ook anderen rechten te geven om via deze box documenten te publiceren. Daarnaast kan je een box gebruiken voor een besloten groep. Wij gebruiken Box.net om factsheets op deze blog te plaatsen. Ervaar het zelf hier.
MS Office Online
Elke consument met een Live ID (gratis online aan te vragen) heeft gratis toegang tot Word, PowerPoint, Excel en OneNote en opslagcapaciteit van 25Gb. Het mooie is dat deze samenwerkt met Office 2010, dus ook als je geen internettoegang hebt kan je gewoon je werk doen. Daarnaast kan je eenvoudig documenten delen met anderen, ook door een linkje met anderen te delen. Ervaar het zelf hier.
Google Apps
Een van de vele gratis diensten van Google die je krijgt bij het aanmaken van een G-mail account. Met deze toepassing kan je documenten maken en opslaan. Vervolgens kan je ze delen, maar ook anderen toegang geven om samen in dit document te werken. Ook kan je eenvoudig webpagina’s maken met bijvoorbeeld een formulier voor de registratie van een event. Mensen die zich inschrijven komen dan automatisch in een spreadsheet te staan. Handig en tijdbesparend! Ervaar het zelf hier.

Verslag event Lync naar Het Nieuwe Werken

Op deze blog is een verslag geplaatst van het event van Conclusion op 25 januari organiseerde rondom de lancering van Lync door Microsoft. Deze is beschikbaar via deze link.