Mobiel werken verandert veel. Flexibele werktijden lossen niet alleen het fileprobleem op. Kees Froeling, die onder andere inspiratiesessies verzorgt over Het Nieuwe Werken, toont aan dat er veel meer voordelen zijn. Maar het vergt van de managers wel een andere rol.
Kees Froeling begint het gesprek meteen met een pakkend voorbeeld. ”KPN wilde een conferentie houden over Het Nieuwe Werken (HNW) en was op zoek naar een plek centraal in Nederland waar 150 à 200 man op een middag bij elkaar konden komen. Over Het Nieuwe Werken nota bene! De conferentie hebben we uiteindelijk tegelijk op 5 verschillende plekken gehouden. Volledig interactief, met 5 ‘zaalleiders’. Stellingen konden bijvoorbeeld via Twitter worden gedeeld. De combinatie van lokaal met vakgenoten bijeen komen en toch landelijk met elkaar via moderne communicatietechnologie meningen kunnen delen was een groot succes. Bij de evaluatie scoorde de uitvoering 100%! Iedereen tevreden.”
We ontmoeten Kees Froeling (Solution Manager Het Nieuwe Werken bij Conclusion) in de Conclusion toren in Utrecht. Pal naast het Galgenwaardstadion op de 21e etage met een wijds uitzicht over Utrecht en omstreken. Ondanks het wisselvallige weer kun je Rotterdam, Den Haag en Amsterdam zien liggen. Froeling praat als een sneltrein, heeft antwoorden meteen paraat en weet pakkende voorbeelden te geven. Via het restaurant waar Sublime FM uit de speakers klinkt, verplaatsen we ons naar de meditatieruimte met witte banken en absolute rust. Tenslotte neemt hij ons mee naar de bar op het dak van het gebouw. Hij wijst op de instrumenten die aanwezig zijn die iedereen zo kan oppakken. Hij legt de link naar de jazzmuziek waar niet strak vanaf bladmuziek wordt gemusiceerd met een dirigent als leider. Jazz is flexibel, je maakt het samen, liefst improviserend. En je krijgt de menigte ermee in beweging. Net zoals Het Nieuwe Werken.
Natuurlijk willen mensen elkaar ook werkelijk ontmoeten. Video en fysiek moet je mixen. Dat doe je dan bijvoorbeeld een paar keer per jaar groots en tussendoor doe je het dan met behulp van een videoconference. Je wint niet alleen reistijd want videoconferences blijken veel effectiever. Mensen houden zich aan de agenda, hebben zich voorbereid en de social talk aan het begin van een vergadering wordt vaker overgeslagen. Dat laatste is niet onbelangrijk, maar dat gebeurt dan op andere momenten.
Kantoor wordt clubhuis
Het mobiele werken verandert veel. Vroeger kreeg je een telefoon van de zaak die je ook mee naar huis nam. Nu heb je zelf een telefoon naar je eigen wensen die je meeneemt naar je werk. Of je eigen Tablet. Mensen spreken zelfs thuis af met een klant in plaats van de van oudsher bekende wegrestaurants.
Kees Froeling: “De functie van het kantoor verandert. Het wordt een clubhuis, om elkaar te ontmoeten en elkaar te inspireren. Mensen blijven nu eenmaal sociale dieren, einzelgängers zijn toch uitzonderingen. Met je team ga je op zoek naar een vast contactmoment op bijvoorbeeld dinsdagmiddag. Als bedrijf moet je dat ook faciliteren. Zorg voor een aantrekkelijke koffiecorner, een gezellige bar of een goede lunch. Persoonlijke ontmoetingen blijven belangrijk.
Als leidinggevende heb je daarin wel een belangrijke rol. Blijf informeren hoe het met iemand gaat. Doe die gesprekken niet vanuit de controle maar uit interesse. HNW is niet topdown. Je legt de verantwoordelijkheid weliswaar voor een groot deel bij de werknemer maar je hebt wel als leidinggevende de eindverantwoording.”Op de bouwplaats, aan de balie, het kan overal
Vanzelfsprekend geldt HNW niet voor iedereen. Maar vaak blijkt het meer mogelijk dan je in eerste instantie vermoedt. In een gemeentehuis gelden openingstijden van de balie en mogen stukken het pand niet uit. Kees Froeling ontdekte toch ruimte. “We hebben het bestudeerd in Den Haag en wat bleek: 30% was toch wel flexibel in te vullen. Zelfs in de bouw kun je een eind komen. Een muur metselen moet natuurlijk op de bouwplaats en zelfs op een bepaald moment van de dag. Maar het plannen van de werkzaamheden is een flexibel onderdeel. Het kan dus voor een deel wel.”
Flexibiliteit
Van werknemer en werkgever vergt HNW flexibiliteit. Dat zit hem ook in de kleinschaligheid. Een poos geleden ging het vaak om het kiezen van grootschaligheid. Juist het tegenovergestelde maakt alles flexibel. Het vormen van kleine units, werken met ZZP-ers, daarmee kun je snel wenden en keren. Zorg als leidinggevende ook dat de flexibiliteit uit de mensen zelf komt. Leg het niet van boven op.
Alleen maar pure kostenbesparing
Er zijn bedrijven die het alleen uit kostenbesparing doen, want dat het goedkoper is, kan eenvoudig worden aangetoond. Het aantal werkplekken bepaalt men nu al vaak op 90-80% van het aantal werknemers maar dat kan teruglopen naar 50%. Soms zelfs 25%! Als je je realiseert dat een werkplek per jaar € 10.000 kost, is de rekensom snel gemaakt. “Bedrijven die het puur vanuit dat oogpunt doen, kunnen het deksel op de neus krijgen. Het is geen technisch trucje. Het veranderproces kost tijd. Mensen dwingen om telkens op een andere plek te werken, gaat ook niet. Ze moeten het zelf inzien. Zo was er een man die elke dag naar hetzelfde bureau ging. Zijn leidinggevende kon hem niet bewegen eens een keer ergens anders te gaan zitten. Een opdracht heeft dan weinig zin. Laat de man zelf de meerwaarde ontdekken. Dat als je regelmatig wisselt van plek, je veel meer hoort binnen het bedrijf. Dan ziet hij het vanzelf. Hij moet zelf ook de meerwaarde inzien om in beweging te komen.”
Lege kantoren
Als nadeel van HNW zou je de leegstand van kantoorpanden kunnen opvatten. Vanuit de overheid is hier nog weinig beleid voor. Er is wel een maatschappelijke druk om slimmer en zuiniger te bouwen. Of te verbouwen. Slopen is natuurlijk vaak goedkoper dan verbouwen maar dan hoeft er nog niet een gebouw leeg te staan. Gelukkig zie je steeds meer betaalbare alternatieven om leegstaande kantoorgebouwen om te bouwen naar bijvoorbeeld studentenflats of hotels.Harde bewijzen dat HNW productiever is, zijn er ook. “Je zit al snel op 8% productiviteitverhoging, uitschieters zijn er naar 20%. Een verzekeraar kon dat al snel merken aan de hand van verwerkte polissen. Dat de mensen zich er prettig bij voelen, kun je deels meten aan de hand van het ziekteverzuim. Er zijn genoeg voorbeelden dat het ziekteverzuim daalt. Dat ligt er ook een beetje aan hoe je dat berekent. Met een gebroken been of een verkoudheidje kun je thuis uitstekend je mail behandelen. Aan de andere kant: ziek is ziek. Dus geen mail bekijken maar goed uitzieken. Privé en werk lopen in elkaar over. Daar ligt nog wel een gevaar trouwens. Het gevaar van opbranden blijft, doordat er geen grens meer is.”
Het Nieuwe Werken - inspiratiesessie Transfergroep Rotterdam
- Spreker: Kees Froeling (Conclusion | Human Capital Group)
- Wanneer: dinsdag 19 maart 2013, 19.00 - 22.00 uur
- Kosten € 195,-
- Locatie Paviljoen (Hogeschool Rotterdam, locatie Museumpark)
- Meer informatie op de website van Transfergroep Rotterdam
