Cloud Computing & Het (Nieuwe) Werken

In bijna elke organisatie in Nederland zijn mensen op de één of andere manier bezig met flexibilisering van werk. Medewerkers krijgen -binnen gestelde kaders- de vrijheid, de verantwoordelijkheid en het vertrouwen om zelf te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie ze hun werk doen. Dit leidt tot meer efficiency, een hogere effectiviteit, meer plezier in het werk en daardoor tot een hogere productiviteit, lagere kosten en meer kennisdeling.

Locatie-onafhankelijk werken

Als medewerkers zelf bepalen waar ze hun werk doen, zal je zien dat ze in veel gevallen een deel van hun werkzaamheden op andere locaties gaan doen dan de kantoorwerkplek. Het kan veel efficiënter zijn om een deel van je werk 's morgens thuis uit te voeren, en pas na de spits naar kantoor te gaan. Of om op bepaalde dagen helemaal niet meer naar kantoor te gaan. Daardoor ontstaat de behoefte om locatieonafhankelijk toegang te hebben tot informatie.

Digitale Informatievoorziening

Belangrijk hierbij is dat de informatie digitaal beschikbaar is. Bij organisaties die Het (Nieuwe) Werken op hun eigen manier toepassen zie je veel papier verdwijnen en plaats maken voor digitale informatie. Dat scheelt niet alleen een hoop milieubelasting maar maakt samenwerken op afstand ook veel makkelijker. Daarnaast wordt het locatieonafhankelijk werken mogelijk gemaakt door de desktop om te ruilen voor een laptop of notebook. In de praktijk zien we dat mensen afhankelijk van hun situatie kiezen voor verschillende types devices om mee te werken. Onderweg is een smartphone handig, terwijl op andere momenten een groter scherm en toetsenbord meer voordeel biedt. In die gevallen wil je dat jouw informatie altijd beschikbaar is, ongeacht het type device dat je kiest. Door die informatie beschikbaar te maken en te houden via het web kan je hier (bijna) altijd bij. Cloud computing is dan ook een logisch onderdeel van Het (Nieuwe) Werken.

Wat is cloud computing?

Cloud computing is een systeem van desktops, laptops, mobiele telefoons en servers waarbij de software verdeeld is tussen deze apparaten. Deze computers dienen aangesloten te zijn op het internet. Werken in de cloud betekent dus dat je software en bestanden gebruikt die niet opgeslagen staan op de eigen computer. Je computer wordt gereduceerd tot een lege "bak" met uitsluitend een breedbandverbinding. Op zich niets nieuws, velen  gebruiken al jaren privé e-maildiensten die gehost worden in de cloud, zoals Hotmail, Gmail en Yahoo! Mail. Hierbij bleef het werken in de cloud echter beperkt tot e-mail. De laatste tijd is daar veel in veranderd.

Cloud platform providers zeggen alle software in de cloud te kunnen hosten. Hierdoor beloven zij veel geld te kunnen besparen. Een groot voordeel van software uit de cloud is dat de gebruiker bronnen efficiënter kan inzetten, documenten en informatie makkelijker kan delen en daarmee slimmer kan werken. Immers, je hebt alleen nog maar je inlog gegevens nodig om op een willekeurige computer bij je documenten, e-mail, spreadsheets, brieven, correspondentie, adresgegeven, databases etc. te komen. Het heen en weer mailen van documenten wordt hierdoor bijvoorbeeld beperkt en daarmee ook het versiebeheer. Daarnaast wordt ook het gebruikersgemak en het onderhoud sterk verbeterd.

De organisatie of gebruiker hoeft namelijk niet elke keer voor updates te zorgen, of de beveiliging te regelen via virusscanners, firewalls of adware-killers. Dit wordt immers verzorgd door de aanbieder van de dienst. De kosten voor beheer en onderhoud kunnen over het algemeen aanzienlijk worden gereduceerd. Wie eenmaal gewend is aan de software en functionaliteiten, kan binnen zijn of haar beveiligde omgeving zonder zorgen aan de slag. Grote spelers als Google, Microsoft en IBM hebben zich inmiddels op deze dienstverlening geworpen.

Hoe betrek je je medewerkers?

Op 30 juni vond in Utrecht bij Conclusion een inspiratiemiddag plaats over Het Nieuwe Werken in relatie toe Corporate Social Media.  Onderwerp van gesprek was hoe je medewerkers de mogelijkheid kan geven om met elkaar te communiceren over de dingen die je bezig houden. Hoe betrek je die medewerkers?

Gebruik Social Media in Nederland

Nederlanders besteden behoorlijk veel tijd aan social media. De gegevens van ComScore over mei 2010 laten zien dat diverse social media samen in een maand bijna 12 miljoen unieke bezoekers telden. Gemiddeld besteedden ze 30 uur per persoon per maand aan social media. Het voorziet kennelijk in een behoefte. KPN heeft deze behoefte onderkend en besloten om een eigen Social Employee Platform te ontwikkelen.

De opzet van KPN

Samen met Qi, de strategische online partner van KPN, werd in 4 maanden tijd een eigen platform ontwikkeld dat het beste van diverse social media in zich heeft: korte berichten (twitter), profielen (Linkedin), groepen (Facebook), foto's (Flickr) en blogs (Blogger). Peter Haan van KPN vertelde over zijn ervaringen rond dit project en hoe men tot besluiten kwam. Zo werd de keuze voor de functionaliteiten gemaakt op basis van kort onderzoek onder KPN-ers, waarbij je voorkeuren zag voor diverse media. Door het geheel integraal aan te bieden is er voor iedereen wat te vinden.

Activatie

De lancering van het platform gebeurde door te kijken welke KPN-ers actief zijn op externe social media. Zij werden persoonlijk opgezocht en kregen te zien wat KPN van plan was. Dat leverde veel enthousiasme op, en daarmee was de eerste groep ambassadeurs geboren. Zij kregen de mogelijkheid om "op een legen dansvloer te dansen". Daarnaast kregen ze een virale campagne in handen, waarmee ze collega's konden uitnodigen. Het werd een platfrom van KPN-ers, voor KPN-ers. Samen met de vrolijke opzet van de virale campagne zorgde dit voor een snelle olievlekwerking.

Gebruikservaring

Interessant is dat het platform voor heel veel verschillende soorten dialogen wordt gebruikt. Zo zie je dat groepen ontstaan rondom schaatsen en golf, maar ook over bepaalde technologie, diensten van KPN of ontwikkelingen rondom Het Nieuwe Werken. Daarmee is het een soort virtueel ontmoetingsplein geworden. Belangrijk verschil met de ontmoetingen bij de koffieautomaat is dat je collega's uit andere delen van het land makkelijker kan ontmoeten. En dat je de dialoog voor iedereen zichtbaar maakt. dat is best spannend voor het management, maar uiteindelijk een enorme bron aan informatie. Alle tussenlagen tussen de directie en de werkvloer worden in een keer weggehaald.

Door het gebruik van Corporate Social media geeft je medewerkers een platform om zich te laten horen. De virtuele zeepkist. Vervolgens is het de kunst daar wat mee te doen. Mooi voorbeeld vind ik dat Hein Knaapen als HR Directeur van KPN zijn beelden rondom de CAO-onderhandelingen deelt met medewerkers. De reacties die daarop komen worden beantwoord, waardoor uiteindelijk een veel sterker draagvlak ontstaat voor het resultaat. KPN betrekt op deze manier haar medewerkers veel beter bij de verandering. Wie volgt?

[slideshare id=4701915&doc=hetnieuwewerkenencorporatesocialmedia-100707103131-phpapp01]

Meer over Corporate Social Media