In navolging van het eerdere artikel hierbij nog een aantal succesfactoren.3. Creëer een interne visie, ambitie en doelstellingen
Het Nieuwe Werken is voor elke organisatie anders, net als dat het voor individuen binnen de organisatie (op bepaalde punten) anders zal zijn. Belangrijk is om met elkaar een beeld te schetsen waar je met elkaar naartoe wil. Dus niet alleen door het management. Dat mag best een mooie droom voor over 5 jaar zijn, maar maak deze ook concreet door doelstellingen af te spreken waar je samen over 2 jaar wil staan. Wat is dan merkbaar en meetbaar anders?
4. Integrale aanpak (Mens, Plaats, Technologie)
Alleen een integrale aanpak leidt tot daadwerkelijk succes. Bijvoorbeeld: het aanbieden van nieuwe communicatie-technologie aan de medewerkers is bijna nooit echt effectief. Je zal mensen moeten laten ontdekken hoe het in hun voordeel kan werken. Niet de early adopters, maar de stille meerderheid moet je mee zien te krijgen. Technologie en Mens hebben dus impact op elkaar. Een ander voorbeeld: als je gaat inkrimpen op het aantal vierkante meters omdat onderzoek uitwijst dat 30% van de werkplekken over de dag heen ongebruikt zijn, dan zal je mensen moeten faciliteren om ook elders te kunnen samenwerken. Ook zal je mensen moeten meenemen in de verandering en worden zaken als feedback geven en ontvangen belangrijker. De drie factoren interacteren dus weer met elkaar.
5. Toegewijd HNW-team en programma
Het Nieuwe Werken laat zich het beste vormgeven door een dedicated team en programma. Als je het bemenst met mensen die een stukje van hun tijd met dit proces bezig zijn zal je zien dat door andere activiteiten de prioriteit voor het programma vervaagt en je het risico loopt in drijfzand terecht te komen. Juist in de eerste fase is tijd nodig om een team te bouwen en elkaar weten te vinden. Afstemmen van beelden, ideeën en ervaringen lopen anders het risico weggedrukt te worden door andere urgente zaken. Maak mensen dus vrij van andere taken en geef ze een eigen integraal budget om de verandering te laten slagen.
6. Zichtbaar, fysiek concreet maken (verandermonument)
Elke verandering heeft een monument nodig. Het herinrichten van de kantoor-omgeving wordt veelal als belangrijk herkenbaar markeerpunt gezien. Daaraan wordt de verandering naar Het Nieuwe Werken vaak opgehangen. Als voorbeelden voor Het Nieuwe Werken worden vaak die organisaties genoemd die hun kantoor anders hebben ingericht. "Een bezoekje brengen aan Het Nieuwe Werken" staat dan vaak gelijk aan het bezoeken van een nieuwe kantoorlokatie. In deze nieuwe omgeving kan je je mentale verandering (waaronder die van Leiderschap) makkelijker een plek geven. Aangezien mensen net als geheugenmetaal zijn, vormt de fysieke wijziging een markering voor de bredere verandering.
Binnenkort volgen de laatste 4 punten.
Nu veel mensen stappen zetten om hun eigen manier van Het Nieuwe Werken vorm te geven komen ook de ervaringen beschikbaar. Deels niet veel anders dan bij andere veranderingen, deels wel degelijk nieuw. De volgende 10 succesfactoren heb ik er uit gehaald en behandel ik in willekeurige volgorde. Ik denk dat deze 10 echt helpen om dit proces vorm te geven. In dit artikel behandel ik de eerste factoren, de komende tijd volgt de rest.
Als de directie de beweging niet ondersteunt en uitdraagt dan wordt het een heel moeizaam traject. Juist zij zullen een voortrekkersrol moeten vervullen en voorbeeldgedrag laten zien. Binnen die organisaties of organisatie-onderdelen waar de directeur als eerste open space gaat zitten, zal je zien dat het proces veel sneller verloopt. Wees authentiek. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar je zal zien dat het veel positieve effecten heeft.
In mijn vorige bijdrage heb ik stilgestaan bij de rol van HR bij het helpen bepalen van de visie voor de organisatie rondom Het Nieuwe Werken (HNW). De volgende stap is minstens zo belangrijk: hoe kom ik van een visie tot een goede vervolgstap door de visie in praktijk te brengen?