Hoe kom je tot een gedragen visie voor HNW?

De afgelopen week voerde ik gesprekken met een aantal organisaties die Het Nieuwe Werken (HNW) meer willen omarmen. Een aantal daarvan waren bezig om het projectmatig op te pakken, terwijl anderen vochten met de vraag: hoe pakken we dit aan?

Waarom een visie?

HNW is een middel, geen doel. Het helpt je om dichter bij je dromen te komen en bepaalde doelen te bereiken. Het is gelijk aan de beklimming van een hoge berg: de top geeft de richting aan, maar je eerste doel is het basisstation. Zo is het ook met een visie voor HNW. Het is mooi om dromen te hebben van waar je over vijf jaar zou willen zijn. Kenmerk van dromen is dat ze vaak niet uit komen, hoe zeer je ze ook nastreeft. Daarbij kunnen ze wel helpen om richting te geven. Naast dromen zijn doelen van belang. Waar wil je over twee jaar zijn? Hoe ziet die situatie er uit? Hoe werken we dan? Wat is de ambitie en hoe realistisch is deze? Als je een doel hebt weet je waar je naartoe moet werken. Heb je geen doel, dan worden de doelloze activiteiten al snel een nachtmerrie.

Een gedragen visie

Het hebben van een visie is mooi, het hebben van een gedragen visie nog veel mooier. Het belangrijkste verschil zit hem erin dat een visie vaak door het senior management wordt geformuleerd, terwijl bij een gedragen visie alle stakeholders bij de organisatie hun inbreng kunnen geven. Dat zijn dus ook de medewerkers, maar mogelijk ook de klanten. Dat kan door een (electronische) vragenlijst, een separate scan of een aanvulling op een bestaand medewerkersonderzoek. Andere mogelijkheden zijn het organiseren van ronde tafel bijeenkomsten waaraan deze stakeholders kunnen deelnemen. Met elkaar hebben ze het over wat ze vandaag de dag goed vinden en wat ze aan hun werk zouden willen veranderen. Het met elkaar delen en begrijpen van deze beelden geeft nuttige input voor de visie. Bij een volgende fase zal het het proces versnellen. Daar waar je nu extra tijd kwijt bent, haal je dat straks dus weer ruimschoots in.

Hoe vorm je een visie?

Voor de visie is support vanuit de top van de organisatie nodig. Zij moeten de visie onderstrepen en leiderschap tonen in de uitvoering daarvan. Andere betrokkenen zijn vertegenwoordigers van HR, ICT en Facilities. Tot slot zal de business actief betrokken moeten zijn via zowel managers als medewerkers. Het is aan te raden om de smaakmakers (natuurlijke leiders) onderdeel van deze groep te laten zijn. Dat bevordert het draagvlak.

Deze groep gaat een vijftal stappen door:

1. Presentatie aan een vertegenwoordiging van de organisatie. Wat is Het Nieuwe Werken? Waarom gaan organisaties ermee aan de slag? Welke aspecten spelen daarbij een rol? Hoe ziet een mogelijk programma er uit? Deze vertegenwoordiging bestaat veelal uit professionals vanuit HR, ICT en facilities, aangevuld met (senior) management.


2. Oriëntatiebezoek met een delegatie aan een aantal organisaties die verder zijn met Het Nieuwe Werken. U vormt beelden en leert van de ervaringen van anderen en kijkt wat voor u bruikbaar is. Deze bezoeken worden bij voorkeur op één dag gepland.


3. 0-meting/vragenlijst: Inzet van de Nieuwe Werken vragenlijst of analyse van al uitgevoerd onderzoek naar engagement of performance. Deze meting moet inzicht verschaffen in de aanwezigheid van condities die bevorderlijk of belemmerend voor de invoering van Het Nieuwe Werken kunnen zijn.


4. Interviews met stakeholders, zoals directieleden, leden van de OR, vertegenwoordigers van HR, ICT en Facilities en met enkele smaakmakers. Hier wordt helder wat men er zelf mee zou willen, waar kansen en mogelijke knelpunten zitten. Deze interviews duren zo’n 30 minuten.


5. Workshop met projectgroep en stuurgroep om op basis van de voorgaande stappen tot vaststelling van de noodzaak en mogelijkheden voor het nieuwe werken te komen. Dat resulteert in de contouren van een programma waarin activiteiten en stappen zijn beschreven. Deze workshop duurt een dagdeel waarna de visie wordt geschreven. Na het schrijven wordt deze met de groep plenair nagesproken.

De doorlooptijd van deze visie is doorgaans 6 tot 12 weken

Meer informatie

is beschikbaar via de factsheet visievorming van Human Capital Group en is hier te vinden.