Transities: benutten of barsten?

Een bekende Nederlandse filosoof zei eens: 'Je gaat het pas zien als je het doorhebt'. Deze stelling gaat ook op voor de veranderingen waar wij nu midden in zitten. Niet alleen de crisis, ook de veranderingen op andere gebieden van ons ecosysteem vragen om anders denken en doen. Realiseren we ons voldoende dat we ons in zo'n belangrijke transitie bevinden? Als we terugkijken zien we een aantal belangrijke omwentelingen, zoals de komst van de stoommachine en komst van de computer. Deze hebben allemaal geleid tot transformaties in onze maatschappij.


De veranderingen van ons huidige tijdperk dwingen ons ook in een transformatie naar andere vormen van samenwerking en omgang met onze omgeving. Zoals Frans van der Reep het begin deze eeuw al zei: we gaan deels terug naar de middeleeuwen, waarbij gildes weer belangrijk worden. De slotgracht is vervangen door de firewall. Het grote verschil met de middeleeuwen is dat we nu dankzij het Internet toegang hebben tot heel veel informatie. Met deze informatie ontstaan bottom-up
samenwerkingsvormen die bestaande instituten dwingen na te denken over hun toegevoegde waarde anno nu. De energiebedrijven kampen met enerzijds hevige concurrentie, anderzijds hebben ze te maken met de consument die zelf producent wordt. Ambities van steden als Rotterdam (om Co2 neutraal te worden) en Amsterdam (om voor 2030 een circulaire stad te worden) voeden het lokale initiatief en geven het ruimte om te groeien. In Amsterdam werd al bij de start gebruik gemaakt van de wishdom of the crowds, waaraan ik ook met plezier heb meegewerkt. Juist het gebruik van aanwezige kennis en de drive om tot verbeteringen te komen zorgen voor een enorm opwaarts potentieel.

De vraag is wat organisaties doen in deze tijden van winderige transformatie: zoeken ze de schuilkelders of bouwen ze windmolens? Met name grote organisaties die in het verleden onvoldoende reageerden op veranderingen zijn inmiddels ten onder gegaan. In hun plaats zijn andere initiatieven gekomen. Nu zie je die op verschillende plekken ook ontstaan. Jan Rotmans noemde tijdens zijn verhaal op TEDxMaastricht enkele voorbeelden :

• cityfarms, waarbij voedsel wordt geproduceerd in steden, bij jou om de hoek;
• de floating city, als vervolg op de floating pavilion die in Honselersdijk te zaien is;
• en tot slot de kameleon, het beter benutten van loze oppervlakken door ze wisselend te gebruiken voor opwekking van energie of filteren van lucht.

Het hele verhaal is hier te zien en horen:

Hoe benut jij jouw toegevoegde waarde en die van jouw netwerk om de huidige transities te benutten?

Vitaliteit stijgt in urgentie

Nu steeds meer medewerkers de mogelijkheid hebben om flexibel te werken neemt de roep om aandacht voor de negatieve effecten toe. Een aantal daarvan aangaande interne samenwerking zijn in een eerdere blog al genoemd. Ook voor medewerkers die zelf flexibeler gaan werken heeft het risico´s. Een veelgehoorde is het goed omgaan met de balans tussen werk en privé.

Belang van vitaliteit

Werkgevers en werknemers hebben samen belang bij een gezonde werkomgeving en vitale medewerkers. Dit heeft positieve effecten op de productiviteit, klantgerichtheid, zelfvertrouwen, energieniveau en de kwaliteit van het werk terwijl de gezondheidsgerelateerde risico's afnemen. Nu we allemaal langer moeten doorwerken wordt dat nog belangrijker. Als we het hebben over vitaliteit denken veel mensen aan meer sport en evenwichtigere voeding. Je ziet dan ook dat organisaties vaak op die gebieden programma's aanbieden, in de veronderstelling dat de vitaliteit stijgt. Echter, het goed om kunnen gaan met stress, beter slapen en een betere gemoedsrust bepalen samen voor drie kwart de vitaliteit. Voeding en sport kunen daaraan bijdragen, maar vormen niet de kern.

Geestelijke ongezondheid

Onder de beroepsziekten voert de categorie psychische aandoeningen de lijst aan. Redenen dat deze zo groot zijn zijn onder meer:

• Een stijging van het aantal kenniswerkers;
• De continue stijging van productie, dienstverlening en intensieve communicatie;
• Het toenemende gebruik van nieuwe communicatietechnologie die zorgen voor een druk op continue bereikbaarheid;
• Veelvuldige onderbrekingen van het werk, versterkt door het vaker werken in een open en transparante omgeving;
• Stijging van de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers in combinatie met een stijgende complexiteit van het werk;
• Onzekerheid op de arbeidsmarkt.

De uitdaging

Om de productiviteit te verhogen en gezondheidsgerelateerde risico's te verlagen is het nodig om individueel gezondheidsgedrag daadwerkelijk te beïnvloeden. De grote uitdaging is om dat in grote groepen te doen die veelal vanuit verschillende lokaties werken. Daarnaast wil je de ontwikkelingen meetbaar kunnen maken om de voortgang en het effect te kunnen monitoren, op de korte en de lange termijn. Tot slot moet het op een kosten-effectieve manier gebeuren. In tijden dat investeringen nog steeds onder druk staan wordt scherp gekeken naar het rendement.

Kennisoverdracht niet voldoende

Veel van de oplossingen die nu voor handen zijn voldoen maar op onderdelen aan deze randvoorwaarden. Vaak wordt gewerkt met persoonlijke interactie. Nadeel is dat dat relatief duur is en het effect sterk afneemt nadat de interactie is gestopt. Gebleken is dat het overdragen van kennis onvoldoende is. Kijk bijvoorbeeld naar de teksten op pakjes sigaretten. Daarop lees je dat ze dodelijk zijn, maar weerhoudt het veel mensen niet om te blijven roken. Weten alleen is dus niet genoeg. Je zal ook iets aan de intrinsieke motivatie moeten doen: mensen moeten zelf willen stoppen met roken, omdat ze daardoor voordelen ervaren. Mooi voorbeeld in dat kader is de campagne die bij FC Barcelona wordt gehouden om met steun van de EC, supporters te laten stoppen met roken. Kern van die aanpak is een online platform ondersteund door positieve communicatie:

Negatieve effecten van flexibel werken

Flexibel werken heeft veel voordelen, zowel voor medewerkers als voor de klant. Dienstverlening kan ruimer worden opgezet, werk en privé beter op elkaar afgestemd of geïntegreerd en de productiviteit neemt toe, mits goed toegepast. Je hoort echter ook nadelen van dat flexibeler werken. Welke kom ik het vaakst tegen en wat kan je doen om daar mee om te gaan?

Onderlinge verschillen

Flexibel werken is voor sommigen een uitkomst, voor anderen is het een ramp. Vooral daar waar deze twee groepen samenwerken leidt het vaak tot scheve gezichten, onbegrip en gevoel van achteruitgang. Zij die baat hebben bij het werken in vaste patronen en naar een vaste omgeving komen om op vaste tijden hun werk te doen voelen een achteruitgang in de samenwerking. Zij merken dat ze collega's minder vaak zien, hebben het gevoel informatie te missen en vinden dat de dienstverlening aan de klant achteruit holt. "vroeger was het beter!"

Sociale cohesie

Naast het genereren van inkomsten is het hebben van sociaal contact voor veel mensen belangrijk. Samenwerken met collega's, delen van de hedendaagse dingen en het gevoel te hebben onderdeel te zijn van een groep. Daar waar je jarenlang naast of tegenover een bepaalde collega hebt gezeten en deze besluit om een deel van de werkzaamheden anders en elders uit te voeren, kan dat leiden tot gevoelens van verlaten te worden en los te raken van de groep. In het extreme geval ben ik het zelfs tegen gekomen dat iemand zich verraden voelde, afgewezen omdat die collega die al vijftien jaar tegenover hem zat besloot op woensdagmiddag met zijn zoontje naar de voetbaltraining te gaan. "Ben ik niet meer leuk genoeg?" is het gevoel dat overheersde. De roep om meer flexibiliteit van een collega wordt vertaald naar persoonlijk falen in het onderling sociale contact.

Kennisdeling

Het delen van kennis wordt door veel mensen genoemd als uitermate belangrijk voor de organisatie. Veel van die kennisdeling gebeurt ongemerkt gedurende de dag, doordat je elkaar vragen stelt of zaken opvangt die toevallig voorbij komen. Juist als je elkaar minder vaak ziet nemen ook dat soort toevallige kennisdelingsmomenten af. De vragen worden nog wel gesteld en beantwoord, maar anderen vangen ze minder vaak op als die communicate één op één via telefoon, chat of email plaatsvindt. Je zal dus anders moeten omgaan met het delen van kennis, bijvoorbeeld door het organiseren van bijeenkomsten, afspraken maken wanneer je elkaar wel ziet en/of het gebruik van social media waar ook toehoorders kennis kunnen opdoen en delen.

Bereikbaarheid

Ook de bereikbaarheid kan slechter worden als geen goede afsporaken zijn gemaakt over wat we van elkaar verwachten. Zij die vaak vanuit kantoor werken hebben het gevoel dat andere afdelingen onbereikbaar zijn, omdat ze veel mensen fysiek afwezig zien. Het betekent niet automatisch dat de bereikbaarheid slecht is. De drempel om iemand aan te spreken is verhoogd doordat je elkaar niet meer altijd ziet, maar soms de telefoon moet pakken. Met moderne communicatiemiddelen als Skype, Microsoft Lync en Google Hangout kan je zien of iemand bereikbaar is en is het contact ook zo gelegd. Het vraagt van de initiatiefnemer wel een andere actie, en is daarmee al drempel-verhogend. Het betekent niet dat de bereikbaarheid minder is. In tegendeel, die zou zelfs verbeterd kunnen zijn doordat de bereikbaarheid gedurende een langere periode mogelijk is. Het succes daarvan hangt af van de onderlinge afspraken die je maakt.

Feedback

Flexibel werken is bewezen succesvol om de productiviteit te laten stijgen en je werk beter aan te kunnen. Daarvoor zal je je wel bewust moeten zijn van de impact die dat heeft en onderling afspraken moeten maken om er de vruchten van te plukken. Dat begint met het uitspreken van verwachtingen en wensen naar elkaar en het vervolgens maken van goede afspraken. Als je je samen committed voelt aan het behalen van de doelstellingen van de organisatie of het team zal je elkaar ook moeten kunnen aanspreken op het gedrag dat daarbij hoort. Juist daarin schort het vaak. Het vragen, geven en ontvangen van feedback is voor velen lastig. Het wordt vaak als meest belangrijkst punt genoemd als ik met teams in gesprek ga over wat zij zelf kunnen doen om de samenwerking te verbeteren. Bij één organisatie kreeg ik de opmerking dat men heel goed was is het geven van feedback: ze waren immers het afgelopen jaar al drie keer op cursus geweest...