De Lync naar Het Nieuwe Werken

Gratis web apps

Dat de technologie zich snel blijft ontwikkelen bleek deze week weer toen Microsoft haar antwoord op Google Docs lanceerde. Sinds deze week heeft Microsoft haar Web Apps gratis beschikbaar gesteld. Elke consument met een Live ID (gratis online aan te vragen) heeft gratis toegang tot Word, PowerPoint, Excel en OneNote en opslagcapaciteit van 25Gb. Het mooie is dat deze samenwerkt met Office 2010, dus ook als je geen internettoegang hebt kan je gewoon je werk doen.

kennissessie

Een andere ontwikkeling is de opkomst van Lync, een virtuele verbinding tussen jou en de personen met wie je samenwerkt. Hiermee kan je communiceren, samenwerken en bestanden delen via de PC of smartphone. Voor het eerst is het echt mogelijk om de telefooncentrale de deur uit te doen en via Lync de communicatie te faciliteren.

Op 25 januari organiseert Conclusion samen met Microsoft een kennissessie waarin we het hebben over Het Nieuwe Werken en over Lync. In de Technical Track wordt ingegaan op de technische mogelijkheden en impact. In de Business Track wordt stilgestaan bij de business case en voorbeelden hoe technologie op een goede manier de organisatie beter kan ondersteunen.

Meer informatie en aanmelden kan via deze link: De Lync naar Het Nieuwe Werken

Werken doe je maar in je eigen tijd!

Je komt ze nog vaak tegen: mensen die verplicht worden om hun werk op kantoor te doen. En waarom? Omdat je daar je collega's ontmoet en je elkaar kan inspireren? Prima. Maar als de daadwerkelijke reden is dat het management zo controle denkt te kunnen uitvoeren en denkt dat je zo in ieder geval aan het werk bent, dan heb je het mis. Daar geloof ik niet in.

Kenniswerkers aan het werk

Steeds meer kantoren veranderen omdat mensen niet meer naar kantoor komen om te werken. Ze komen er naartoe om te ontmoeten. Werken kan namelijk in veel gevallen juist niet op kantoor. Zeker niet daar waar ze nog traditioneel zijn ingericht in cellen, met 2, 3, of 4 mensen in een hok of een groot aantal mensen in de kantoortuin. Daar kan je prima een deel van je werk doen, maar vaak niet alles. Net als thuis hebben veel mensen behoefte aan diversiteit die de activiteiten die je wil doen daadwerkelijk ondersteunen. Veel kantoren zijn daartoe niet ingericht. Ze gaan er van uit dat je achter je bureau je werk kan doen. Maar met een economie die voor een belangrijk deel bestaat uit kenniswerkers gaan mensen niet naar hun werk, ze gaan aan het werk.

concentratiewerkplek

In de kantoor omgeving kom je vaak niet toe aan bepaalde werkzaamheden waarvoor je je wilt concentreren. Als ik zelf een voorstel moet schrijven, een workshop voorbereiden of een artikel schrijf, dan doe ik dat thuis. Omdat ik me daar kan opsluiten en zo tot daadwerkelijke productie kom. Dat lukt me niet op kantoor. Daar ben ik om collega's te ontmoeten, dingen persoonlijk te bespreken. Daar is het ook tijd voor het meer spontane contact. En als ik een stuk echt af moet hebben dan doe ik dat, net al heel veel anderen, op een rustige plek, liefst thuis. Sommige mensen leggen de band tussen thuis en vrij zijn. prima, dan werk ik voor die dingen dus graag in mijn vrije tijd!

M&M's

Jason Fried, co-founder en Directeur van 37signals, sprak in oktober op TEDxMidwest over de belemmering van het werken op kantoor door de M&M's:  "Why work doesn't happen at work":

MVO Cirkel Het Nieuwe Werken

Ben je met jouw organisatie aan het nadenken over Het Nieuwe Werken? Wil je weten hoe je het het beste kan aanpakken? Heb je behoefte aan het delen van ervaringen met anderen?

co-creatie in MVO Cirkel

MVO Nederland start binnenkort een nieuw initiatief: de MVO Cirkels. De eerste cirkel zal Het Nieuwe Werken als thema hebben en deze cirkel wordt samen met Conclusion en TNO georganiseerd. Op 16 december willen we met de geïnteresseerden in dialoog om het concept te vervolmaken zodat het volledig aansluit op de behoefte. In feite gaan we over tot co-creatie.

Een aantal organisaties heeft zich al aangemeld. Met deze groep willen we in 2011 de reis van Het Nieuwe Werken maken. Elke organisatie op een eigen manier, waarbij de ervaringen met elkaar worden gedeeld. Daarnaast worden de deelnemers geïnspireerd en geholpen om knelpunten te overwinnen.

Meer informatie

In het downloadable document (pdf) is meer te lezen over deze Cirkel.

Deelnemen bijeenkomst

Aanmelden voor de bijeenkomst van 16 december kan via deze link.

Green Driver Challenge

Een van de doelstellingen die Conclusion zelf heeft met Het Nieuwe Werken is "duurzaam ondernemen". In dat kader worden verschillende initiatieven ontplooid, welke als uitgangspunt zijn vastgelegd in de Milieubeleidsverklaring. Zo wordt elke dag vers biologisch gekookt, hebben we de campagne Conclusion cares gestart en hebben we op de 21e etage in het restaurant de Amazone Experience ingericht. Deze maakt medewerkers bewust van de waarde en nut van het Amazone gebied voor ons en is een initiatief van enkele medewerkers.

Brandstof besparen

Het wagenpark is groener dan de norm in Nederland, maar daar kan nog meer aan gedaan worden. We kijken naar groenere mobiliteit zoals electrische scooters en fietsen voor in de omgeving en ander vervoer voor de langere afstanden, indien reizen echt gewenst is. Een Prius is daar niet de oplossing, want op de snelweg is deze door zijn gewicht juist vervuilender dan de meeste andere auto's met een verbrandingsmotor. Wat dan wel?

Green Driver Challenge

Op 1 december start de Green Driver Challenge. Dit is een rijstijlcompetitie die 4 maanden duurt en waarin we met z´n allen gaan proberen zoveel mogelijk brandstof en CO2 te besparen. Deelnemers strijden individueel, in teamverband en gezamenlijk tegen andere organisaties, zoals Athlon Car Lease, Fugro, Innovam en FleetLogic. Van iedere deelnemer wordt het brandstofverbruik, de gereden kilometers en het soort auto bijgehouden. Op basis hiervan wordt de relatieve brandstofbesparing en CO2 uitstoot gemeten. Met deze beoordeling wordt het type auto (groot of klein, zuinig of onzuinig) en het soort brandstof (benzine, diesel etc.) “weggefilterd”.

Fun theory

Hoe krijg je medewerkers zo ver dat ze gaan meedoen? Rationeel weten we dat het beter is, maar dat leidt vaak niet tot ander gedrag. Wat dat wel doet is om het leuk te maken. Dat blijkt uit onderstaand experiment van Volkswagen:



Om de Green Driver Challenge te laten slagen worden medewerkers ook positief gestimuleerd. Naast het inzichtelijk maken van jouw prestaties t.o.v. anderen is de prijs die je kan behalen ook leuk: je mag dan een hele dag rijden in een Tesla Roadster.

Tips voor Het Nieuwe Rijden

1. Zo vroeg mogelijk schakelen naar hogere versnelling (benzine en lpg: 2000-2500 toeren, diesel 1500-2000 toeren).


2. Laat bij een stop de auto in de huidige versnelling uitrollen.


3. Rij met gelijkmatige snelheid in een zo hoog mogelijke versnelling: 50 in zn 4 en 80 in zn 5;


4. Controleer maandelijks de bandenspanning en corrigeer indien nodig


5. Zet de motor bij korte stops (openstaande brug, gesloten spoorwegovergang) uit. Start de auto zonder gas te geven.


6. Maak indien mogelijk gebruik van toerenteller, cruise control en boordcomputer.


7. Ga bewust om met energievreters als airco en dakkoffers.

Nationale Nieuwe Werken Barometer

De Rotterdam School of Management heeft in samenwerking met Novay een barometer ontwikkeld om de staat van Het Nieuwe Werken in Nederland inzichtelijk te maken. Hoe vergevorderd zijn Nederlandse organisaties met Het Nieuwe Werken, en wat zijn de ervaringen?

Voor wie?

Om deze (en andere) vragen te kunnen beantwoorden, is men op zoek naar organisaties die voornemens zijn (of waren en er van af hebben gezien) om aspecten van Het Nieuwe Werken in te voeren, of dit reeds hebben gedaan. Onder Het Nieuwe Werken verstaan zij nieuwe werkconcepten en nieuwe vormen van leiderschap, zoals plaats- en tijdonafhankelijk werken, activiteitgericht werken en outputgericht managen.

Deelnemen

Wij ondersteunen hierbij dit initiatief door u te vragen mee te doen. Het invullen van de barometer kost gemiddeld 15 minuten (afhankelijk van uw organisatie). De uiteindelijke resultaten van dit onderzoek zullen begin 2011 worden gepubliceerd en kunt u tevens gebruiken als benchmark voor uw eigen organisatie. Vanzelfsprekend worden alle gegevens geanonimiseerd en vertrouwelijk behandeld door de Rotterdam School of Management, Erasmus University en Novay.

Klik hier om deel te nemen.

Belonen en Het Nieuwe Werken

Een sterk groeiend aantal organisaties werkt aan hun eigen manier van Het Nieuwe Werken. Daarmee krijgen medewerkers de vrijheid, het vertrouwen en de verantwoordelijkheid om zelf te bepalen hoe ze hun werk doen. Niet alleen de plaats van werken, maar ook de manier waarop, bepalen ze –binnen bepaalde kaders- zelf. Ze worden als zelfstandig professional benaderd en gestuurd op output.

output meten

Dat klink mooi, maar is in de praktijk vaak lastig. Want als je mensen stuurt op output dan wil je dat concreet maken in afspraken, in meetbare punten. Voor iemand van de financiële administratie wellicht te verwoorden in het aantal af te handelen facturen, voor iemand van sales in de behaalde omzet. Maar hoe doe je dat met beleidsmedewerkers of marketeers? Wanneer hebben zij de juiste output gehaald? Kan je afspreken dat ze een bepaald aantal stukken opleveren? Of het opleveren van een aantal goede ideeën? Wat kan je dan meetbaar maken over de kwaliteit daarvan?

variabele beloning

Een ander aspect dat speelt bij Het Nieuwe Werken is de variabele beloning. Als je mensen stuurt op output en het aan de verantwoordelijkheid van de medewerker overlaat hoe zij tot die output komen is vanuit organisatiebelang de gedachtesprong naar variabele beloning snel gemaakt. Het koppelen van de geleverde output aan de beloning lijkt logisch, maar is dat meestal niet. Tenzij je het hebt over eenvoudige repeteerbare handelingen als in een productie omgeving.

werken bonussen?

Onderzoek wijst uit dat medewerkers die zich laten afrekenen op resultaat vaak tot minder goede resultaten komen. De Amerikaanse auteur Daniel H. Pink toont aan dat het sturen via financiële beloningen meestal juist een negatief effect hebben. Beloningen leiden vaak tot het “uitschakelen” van creativiteit en daardoor tot een slechter resultaat. Juist in de omgeving waar Het Nieuwe Werken veel wordt toegepast, zoals bij professionals, zal je meer moeten doen met autonomy (vrijheid), mastery (continue verbetering) en purpose (samenwerken aan een hoger doel, zoals duurzaamheid). Welke stappen gaat u nemen op het gebied van uw beloningsbeleid als u aan de slag gaat met uw versie van Het Nieuwe Werken?

meer informatie over belonen is te vinden op de site van het nationaal beloningsonderzoek.

Nieuwe subsidieregeling provincie Utrecht

Spitsmijden is een van de vele facetten die je kan scharen onder Het Nieuwe Werken. Een item dat voordeel biedt voor medewerker, werkgever en de samenleving als geheel. Minder stress, betere balans werk-privé, minder files en daardoor minder CO2-uitstoot, minder reistijd en mede daardoor een hogere productiviteit. Redenen genoeg om het ter hand te nemen. De provincie Utrecht en diverse gemeenten in deze provincie maken dat extra aantrekkelijk door middel van een subsidieregeling om spitsmijden te stimuleren.

themalunch

Op 16 december organiseert VNM samen met Conclusion een themalunch rond Het Nieuwe Werken en de subsidieregeling Tijdsordening. Tijdens deze themalunch kom je meer te weten over de kansen en mogelijkheden. Ook hoor je hoe je de subsidie Tijdsordening kan gebruiken om deze kansen en mogelijkheden te benutten binnen de eigen organisatie.

informatie en aanmelden

Locatie: Conclusion, 21e etage, Herculesplein 80, Utrecht

Tijd: van 11.00 tot 13.30 uur.

Programma: we starten met een inleiding op het onderwerp, kijken naar wat Conclusion zelf doet of dit gebied en wat de subsidieregeling betekent.

Deelname: kostenloos

Voor wie: werkgevers uit de provincie Utrecht

Inschrijven: per email via deze link

Succesfactoren van Het Nieuwe Werken (3)

Als slot op deze drieluik (zie deel 1 en deel 2) hierbij de laatste vier adviezen:

7. passende werkcultuur omarmen (top down / bottom up)

Belangrijk binnen Het Nieuwe Werken is om initiatieven van medewerkers de ruimte te geven. In hoeverre staat het management het toe dat ideeën vanaf de werkvloer daadwerkelijk de ruimte krijgen? Is de cultuur zodanig dat goede initiatieven worden gestimuleerd? Welke houding en gedrag vraagt het op deze manier samenwerken met elkaar?

8. Communiceer, enthousiasmeer en betrek

Een aspect dat vaak te laat en onvoldoende aandacht krijgt is de communicatie. Door in een vroeg stadium mensen te betrekken, ook bij de visievorming, ontstaat een breder draagvlak. Stimuleer initiatieven door de initiatiefnemers podium te geven naar de rest van de organisatie. Communiceer daarover met de gehele organisatie en zorg dat men ook kan deelnemen in de dialoog/discussie. Dat zorgt verderop in het traject voor een betere voortgang.

9. Goede kennis en ervaringsinfrastructuur

Deel opgedane kennis en ervaringen met elkaar. Het faciliteren van een infrastructuur waarmee dat mogelijk is zogt niet alleen voor meer onderlinge binding en samenwerking, maar ook voor meer efficiëncy doordat het wiel niet meerdere malen uitgevonden hoeft te worden. Ook als collega's elkaar minder vaak zien is een andere infrastructuur nodig om het delen van kennis en ervaringen te faciliteren en stimuleren.

10.  Feedback geven en ontvangen

Dit is van belang op de volgende punten:

• op prestaties


• op gedrag:


• op bijdragen


• op collectiviteit

Het geven en ontvangen van feedback is in een veranderende omgeving extra belangrijk. Met elkaar de reis maken en elkaar positief helpen om samen de volgende mijlpaal te behalen vraagt om een open geest.

Event: aan de slag met Het Nieuwe Werken

Op 10 november organiseert MVO Nederland de netwerkbijeenkomst ‘Aan de slag met Het Nieuwe Werken' voor leidinggevenden, HR-managers en MVO-managers. Vanaf 13:00 uur bent u welkom bij Seats2meet in Utrecht voor een interessante en inspirerende middag met boeiende sprekers, workshops en de mogelijkheid tot persoonlijk advies rond verschillende thema's die met Het Nieuwe Werken te maken hebben.

Programma

Wim Heuvelman opent de middag met zijn verhaal over zijn bedrijf Finext, waar er geen regels zijn voor de medewerkers.

Vervolgens gaat u in kleinere groepjes uiteen om actief aan de slag te gaan in de workshops.

• Peter Vink van TNO zal in zijn workshop de focus leggen op het waarom van Het Nieuwe Werken en samen met u nagaan waar de valkuilen en kansen liggen bij deze nieuwe manier van werken.


• Als u geïnteresseerd bent in het creëren van een inspirerende werkomgeving met de juiste inrichting die past bij Het Nieuwe Werken, kunt u terecht bij Roel van der Palen van Ahrend.


• De workshop van Sabine Hess van Microsoft Nederland is gericht op het delen van de eigen ervaringen met Het Nieuwe Werken.


• Kees Froeling heeft het, namens Conclusion, met u over de cultuurverandering die gepaard gaat met Het Nieuwe Werken. Welke eisen worden er gesteld aan werkgever en werknemer bij deze manier van werken?

Na afloop van de workshoprondes is er ruimte om een gesprek van een kwartier te voeren met een van de aanwezige adviseurs tijdens de adviesrondes. Aan hen kunt u uw persoonlijke vraag rond Het Nieuwe Werken stellen.

De middag wordt afgesloten met een borrel.

Deelname

Deelname aan het event kost € 50,- excl BTW ter dekking van de kosten voor de catering en ruimte. U kunt zich inschrijven via de speciale website, waar u ook meer informatie kunt vinden.

Ambtenaar 2013: Flexibilisering van arbeid

Maandag vond bij Seats2Meet een congres plaats georganiseerd door JobsRepublic (SDU) rond het thema Ambtenaar 2013 - de toekomst van werken binnen regionale samenwerkingsverbanden. Het event werd bezocht door zo'n 100 vertegenwoordigers van vooral gemeenten, maar ook provincies, waterschappen en het rijk.

regeerakkoord

In het regeerakkoord is afgesproken dat meer taken van het rijk naar de decentrale overheden zullen gaan. Tegelijkertijd zal verder bezuinigd moeten worden. De uitdaging die ontstaat is om met minder mensen meer werk te gaan doen. Tegelijkertijd speelt de vergrijzing een rol. Binnen veel gemeenten zal de komende tijd een aanzienlijk deel van het ambtenarenbestand met pensioen gaan. Door de verwachtte toenemende schaarste op de arbeidsmarkt over enkele jaren zal je nu dus heel omzichtig moeten omgaan met het afscheid nemen van medewerkers om straks niet nog verder in de problemen te komen.

Het (Nieuwe) Werken

Door deze ontwikkelingen neemt de roep toe om te komen tot meer samenwerking en flexibiliteit. Tijdens het congres van Gemeentesecretarissen op 23 en 24 september werd een motie aangenomen om flexibele werkplekken in gemeentehuizen open te stellen voor medewerkers van andere gemeenten. Daarnaast wil men in 2015 HNW hebben ingevoerd in alle deelnemende gemeenten. Het maakt de gemeente niet alleen flexibeler, maar ook aantrekkelijker voor de arbeidsmarkt.

Samenwerking

Op diverse plekken in het land worden al samenwerkingsverbanden gevormd. Een van de voorbeelden is de gemeente Roosendaal. Daar worden naast functies ook rollen toegepast om medewerkers veel flexibeler te kunnen inzetten en ze een uitdagende werkomgeving te bieden waar ze zich blijvend kunnen ontwikkelen. Het talent en de ontwikkeling van dat talent is daarbij de kern. Roosendaal gaat die talenten nu delen met omliggende gemeenten, waardoor een beter carrièreperspectief wordt geboden en de organisaties samen beter profiteren van het aanwezige talent.




Roosendaal heeft talent - Talentmanagement in de gemeente Roosendaal from Simone Baaijens on Vimeo.

De prezi die ik heb gebruikt voor de workshop vind je hieronder:

Het Nieuwe Werken voor Ambtenaar 2013 on Prezi

ESF subsidie voor sociale innovatie

Onlangs is een nieuwe Europese Unie subsidie (ESF) op het gebied van sociale innovatie, het nieuwe werken, interne mobiliteit en duurzame inzetbaarheid gelanceerd. Tot 29 oktober a.s. kunnen subsidieverzoeken worden ingediend bij het Agentschap SZW met als subsidieondergrens € 50.000,- en als bovengrens € 160.000,-.

Als lezer van dit blog spelen binnen jouw organisatie mogelijk zaken op het gebied als: rooster, flexibiliteit, slimmer pauzeren, arbeidstijden, ontkoppelen werk – werkplek, zelfsturing, verbeterteams, multi inzetbaar personeel, taakroulatie en taakverrijking, uitwisseling van kennis en ervaring. Samengevat: sociale innovatie, het nieuwe werken, interne mobiliteit, duurzame inzetbaarheid.

Doelstelling subsidie

Een project heeft tot doel de arbeidsproductiviteit te verhogen als gevolg van de vernieuwing van de wijze waarop de arbeid is georganiseerd. De volgende middelen kunnen worden ingezet: innoveren van werkwijzen, werkprocessen en arbeidsverhoudingen en het maximaal benutten van competenties, gericht op het verbeteren van de bedrijfsprestaties en ontplooiing van talent.

Meer informatie

Graag informeren wij jou nader over deze interessante mogelijkheid om (een deel van) de kosten verbandhoudend met uw project, subsidiabel te krijgen. Neem contact met ons op voor aanvullende informatie. Realiseer je wel dat het nog kort dag is voordat op 29 oktober a.s. de inschrijftermijn sluit. Je moet dus snel schakelen. Onder voorwaarden kan je aanspraak maken op ondersteuning door Human Capital Group bij het formuleren van jullie projectplan. Neem hiervoor contact op met Cees van der Giesen (06-55853068) of Kees Froeling (06-11041688).

Het Nieuwe Werken doe je zelf!

In de week van 8 t/m 14 november vindt in Nederland de Week van Het Nieuwe Werken plaats. Tijdens deze week worden zowel werkgevers als werknemers geprikkeld om stappen te zetten op het gebied van Het Nieuwe Werken. Door erover in gesprek te gaan, bijeenkomsten te bezoeken, tools uit te proberen en geïnspireerd te worden door allerlei media.

Congres over HNW en Duurzaamheid

Op 10 november zal MVO Nederland samen met Conclusion, TNO en Microsoft ook een event organiseren rondom dit thema. Daarbij zal vooral de relatie met het onderwerp Duurzaamheid aan de orde komen. Meer informatie volgt op deze website. Wil je er bij zijn? Laat dat dan even weten door een email te sturen via deze link.

Succesfactoren van Het Nieuwe Werken (2)

In navolging van het eerdere artikel hierbij nog een aantal succesfactoren.

3. Creëer een interne visie, ambitie en doelstellingen

Het Nieuwe Werken is voor elke organisatie anders, net als dat het voor individuen binnen de organisatie (op bepaalde punten) anders zal zijn. Belangrijk is om met elkaar een beeld te schetsen waar je met elkaar naartoe wil. Dus niet alleen door het management. Dat mag best een mooie droom voor over 5 jaar zijn, maar maak deze ook concreet door doelstellingen af te spreken waar je samen over 2 jaar wil staan. Wat is dan merkbaar en meetbaar anders?

4. Integrale aanpak (Mens, Plaats, Technologie)

Alleen een integrale aanpak leidt tot daadwerkelijk succes. Bijvoorbeeld: het aanbieden van nieuwe communicatie-technologie aan de medewerkers is bijna nooit echt effectief. Je zal mensen moeten laten ontdekken hoe het in hun voordeel kan werken. Niet de early adopters, maar de stille meerderheid moet je mee zien te krijgen. Technologie en Mens hebben dus impact op elkaar. Een ander voorbeeld: als je gaat inkrimpen op het aantal vierkante meters omdat onderzoek uitwijst dat 30% van de werkplekken over de dag heen ongebruikt zijn, dan zal je mensen moeten faciliteren om ook elders te kunnen samenwerken. Ook zal je mensen moeten meenemen in de verandering en worden zaken als feedback geven en ontvangen belangrijker. De drie factoren interacteren dus weer met elkaar.

5. Toegewijd HNW-team en programma

Het Nieuwe Werken laat zich het beste vormgeven door een dedicated team en programma. Als je het bemenst met mensen die een stukje van hun tijd met dit proces bezig zijn zal je zien dat door andere activiteiten de prioriteit voor het programma vervaagt en je het risico loopt in drijfzand terecht te komen. Juist in de eerste fase is tijd nodig om een team te bouwen en elkaar weten te vinden. Afstemmen van beelden, ideeën en ervaringen lopen anders het risico weggedrukt te worden door andere urgente zaken. Maak mensen dus vrij van andere taken en geef ze een eigen integraal budget om de verandering te laten slagen.

6. Zichtbaar, fysiek concreet maken (verandermonument)

Elke verandering heeft een monument nodig. Het herinrichten van de kantoor-omgeving wordt veelal als belangrijk herkenbaar markeerpunt gezien. Daaraan wordt de verandering naar Het Nieuwe Werken vaak opgehangen. Als voorbeelden voor Het Nieuwe Werken worden vaak die organisaties genoemd die hun kantoor anders hebben ingericht. "Een bezoekje brengen aan Het Nieuwe Werken" staat dan vaak gelijk aan het bezoeken van een nieuwe kantoorlokatie. In deze nieuwe omgeving kan je je mentale verandering (waaronder die van Leiderschap) makkelijker een plek geven. Aangezien mensen net als geheugenmetaal zijn, vormt de fysieke wijziging een markering voor de bredere verandering.

Binnenkort volgen de laatste 4 punten.

Succesfactoren van Het Nieuwe Werken (1)

Nu veel mensen stappen zetten om hun eigen manier van Het Nieuwe Werken vorm te geven komen ook de ervaringen beschikbaar. Deels niet veel anders dan bij andere veranderingen, deels wel degelijk nieuw. De volgende 10 succesfactoren heb ik er uit gehaald en behandel ik in willekeurige volgorde. Ik denk dat deze 10 echt helpen om dit proces vorm te geven. In dit artikel behandel ik de eerste factoren, de komende tijd volgt de rest.

1. Tevredenheid = Resultaat - Verwachting (T=R-V)

Ook wel bekend onder de term "perceptiemanagement". Ik zie organisaties die in de fase rondom de visievorming nog te veel het gesprek binnen de boardroom houden. Of tenminste denken te houden. Want het gesprek wordt op heel veel plekken gevoerd, alleen niet altijd zichtbaar voor de directie. Beelden worden gevormd maar vaak onvoldoende met elkaar gedeeld. Vooral bij grote organisaties vormen de diverse managementlagen een pantser waar deze beelden niet doorheen komen. Communicatie vindt plaats over medewerkers, niet met medewerkers.

Om te zorgen voor een maximale tevredenheid over het proces en de uitkomsten daarvan is het zaak de verwachting niet te hoog te maken. Een goede manier om dat te doen is de medewerkers te betrekken bij de visievorming. Wat gaat goed? Wat kan beter? Hoe zou de organisatie er idealiter uit kunnen zien over 5 jaar? Wat is er dan merkbaar en meetbaar veranderd?

Naast het reëel maken van de verwachtingen zorg je ook meteen voor draagvlak en zal de tevredenheid van de medewerkers en managers toenemen.

2. Leiderschap en support directie

Als de directie de beweging niet ondersteunt en uitdraagt dan wordt het een heel moeizaam traject. Juist zij zullen een voortrekkersrol moeten vervullen en voorbeeldgedrag laten zien. Binnen die organisaties of organisatie-onderdelen waar de directeur als eerste open space gaat zitten, zal je zien dat het proces veel sneller verloopt. Wees authentiek. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar je zal zien dat het veel positieve effecten heeft.

Daarnaast moet het topmanagement ook uitdragen hoe zij er in zitten. Waarom zij het belangrijk vinden. Ga het gesprek aan met de mensen in de organisatie. Kom uit de ivoren toren en heb daadwerkelijk contact. Een mooie uitspraak die ik in dit kader hoorde is: "Het Nieuwe Werken groeit ondergronds en krijgt water van boven". Hoe ga je als directie zorgen dat je genoeg water geeft?

HR echt partner in business bij Het Nieuwe Werken

In mijn vorige bijdrage heb ik stilgestaan bij de rol van HR bij het helpen bepalen van de visie voor de organisatie rondom Het Nieuwe Werken (HNW). De volgende stap is minstens zo belangrijk: hoe kom ik van een visie tot een goede vervolgstap door de visie in praktijk te brengen?

Voortrekkersrol

Bij veel organisaties die met HNW aan de slag zijn gegaan zie je dat de kar getrokken wordt door iemand van HR, in nauwe verbinding met de directie. Denk bijvoorbeeld aan KPN en SNS Reaal. Daar is de projectleider/projectdirecteur afkomstig van HR en vrijgemaakt om zich volledig op HNW te kunnen richten. In de kern gaat het bij HNW om mensen het beste uit zich zelf en anderen te laten halen. En HR zou doorgaans het meeste van die factor mens af moeten weten.

Roadmap

Bij het vaststellen van de gezamenlijke visie is aangegeven waar je met elkaar naar toe wil. Wat is er straks merkbaar en meetbaar veranderd? In de roadmap wordt vastgesteld wat je moet doen om daar te komen. Hiervoor worden ook drie deeltrajecten gestart: Mens, Plaats en Technologie.

Integrale benadering

HR werkt nauw samen met de verantwoordelijke afdelingen voor ICT en de kantooromgeving. Zonder een integrale benadering zullen de resultaten achterblijven bij het gewenste resultaat. Je hebt elkaars kennis echt nodig. Niet als losse deelprojecten, maar echt als integrale benadering. Zo zullen bij de deeltrajecten de trekkers van die teams meestal afkomstig zijn van de afdelingen HR, Facilities en ICT. Zij worden aangevuld met andere disciplines binnen die teams.

Partner in Business

In het deeltraject rondom de Mens komt niet alleen bewustwording en verdere draagvlakverbreding binnen de organisatie aan de orde. Ook wordt aandacht besteed aan o.a. de CAO, arbeidsvoorwaarden, functieprofielen & rollen, competentiemanagement, leervormen en leiderschap. Allemaal onderdelen die mede door HNW zullen gaan veranderen. HR kan hierin echt meedenken met haar klanten. Wat is de impact van HNW op jouw rol als Partner in Business?

Dit artikel werd eerder geplaatst in de nieuwsbrief van P&O actueel

Voortrekkersrol HR bij visievorming HNW

Binnen veel organisaties wordt nagedacht over hoe Het Nieuwe Werken er voor hun organisatie uit zou kunnen zien. Vaak begint die verkenning binnen een afdeling en belandt uiteindelijk aan de directietafel. Men wil ermee aan de slag omdat het bijvoorbeeld bespaart op huisvesting, betere employer branding oplevert, productiviteit verhoogt en bijdraagt aan de duurzaamheiddoelstellingen.

Initiatief

Afhankelijk van de reden waarom organisatie ermee aan de slag willen wordt een van de disciplines ICT, facilities of HR gevraagd het verdere initiatief te nemen. Bij vooral veel grote organisaties die het succesvol hebben opgepakt zie je dat de betrokkenheid op het hoogste niveau van cruciaal belang is. De rol van het topmanagement die daadwerkelijk leiderschap laat zien. Daarnaast zie je veelal dat HR een belangrijke voortrekkersrol inneemt. Omdat het gaat over mensen.

Betrek iedereen

Als je een beeld hebt over wat Het Nieuwe Werken globaal is volgt de volgende stap: komen tot een gezamenlijke visie. Waarom wil je als organisatie Het Nieuwe Werken invoeren? Welke doelen wil je ermee bereiken? Waarom wil je dat? En hoe ziet Het Nieuwe Werken er voor jouw organisatie uit? Allemaal vragen die niet alleen bij de directie leven, maar ook bij het middenmanagement en de medewerkers. Juist door deze groepen te betrekken bij de beeldvorming creëer je draagvlak en uiteindelijk een betere nieuwe situatie.

Dialoog

Maar hoe doe je dat? Bij grote organisaties wordt mede gebruik gemaakt van vragenlijsten om een beeld te krijgen van de organisatie. Voordeel is dat je veel mensen kan betrekken, nadeel is dat het weinig interactie kent. Daarom is het gebruik van interviews en groepsgesprekken een methode waar je meer uit kunt halen. Die methode is vaak eenvoudiger toe te passen, ook bij kleinere organisaties. Je communiceert met mensen, niet over mensen, en gaat echt de dialoog aan.

Sleutelrol voor HR

HR speelt in dit proces een sleutelrol. De HR-medewerkers zijn degenen die deze gesprekken met de smaakmakers en hun netwerk kunnen begeleiden. Door vervolgens de uitkomsten van de gesprekken met de verschillende groepen met elkaar te combineren kom je tot een gezamenlijke visie van 'Ons Nieuwe Werken'.

Dit artikel werd eerder geplaatst in de nieuwsbrief van P&O actueel

Cloud Computing & Het (Nieuwe) Werken

In bijna elke organisatie in Nederland zijn mensen op de één of andere manier bezig met flexibilisering van werk. Medewerkers krijgen -binnen gestelde kaders- de vrijheid, de verantwoordelijkheid en het vertrouwen om zelf te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie ze hun werk doen. Dit leidt tot meer efficiency, een hogere effectiviteit, meer plezier in het werk en daardoor tot een hogere productiviteit, lagere kosten en meer kennisdeling.

Locatie-onafhankelijk werken

Als medewerkers zelf bepalen waar ze hun werk doen, zal je zien dat ze in veel gevallen een deel van hun werkzaamheden op andere locaties gaan doen dan de kantoorwerkplek. Het kan veel efficiënter zijn om een deel van je werk 's morgens thuis uit te voeren, en pas na de spits naar kantoor te gaan. Of om op bepaalde dagen helemaal niet meer naar kantoor te gaan. Daardoor ontstaat de behoefte om locatieonafhankelijk toegang te hebben tot informatie.

Digitale Informatievoorziening

Belangrijk hierbij is dat de informatie digitaal beschikbaar is. Bij organisaties die Het (Nieuwe) Werken op hun eigen manier toepassen zie je veel papier verdwijnen en plaats maken voor digitale informatie. Dat scheelt niet alleen een hoop milieubelasting maar maakt samenwerken op afstand ook veel makkelijker. Daarnaast wordt het locatieonafhankelijk werken mogelijk gemaakt door de desktop om te ruilen voor een laptop of notebook. In de praktijk zien we dat mensen afhankelijk van hun situatie kiezen voor verschillende types devices om mee te werken. Onderweg is een smartphone handig, terwijl op andere momenten een groter scherm en toetsenbord meer voordeel biedt. In die gevallen wil je dat jouw informatie altijd beschikbaar is, ongeacht het type device dat je kiest. Door die informatie beschikbaar te maken en te houden via het web kan je hier (bijna) altijd bij. Cloud computing is dan ook een logisch onderdeel van Het (Nieuwe) Werken.

Wat is cloud computing?

Cloud computing is een systeem van desktops, laptops, mobiele telefoons en servers waarbij de software verdeeld is tussen deze apparaten. Deze computers dienen aangesloten te zijn op het internet. Werken in de cloud betekent dus dat je software en bestanden gebruikt die niet opgeslagen staan op de eigen computer. Je computer wordt gereduceerd tot een lege "bak" met uitsluitend een breedbandverbinding. Op zich niets nieuws, velen  gebruiken al jaren privé e-maildiensten die gehost worden in de cloud, zoals Hotmail, Gmail en Yahoo! Mail. Hierbij bleef het werken in de cloud echter beperkt tot e-mail. De laatste tijd is daar veel in veranderd.

Cloud platform providers zeggen alle software in de cloud te kunnen hosten. Hierdoor beloven zij veel geld te kunnen besparen. Een groot voordeel van software uit de cloud is dat de gebruiker bronnen efficiënter kan inzetten, documenten en informatie makkelijker kan delen en daarmee slimmer kan werken. Immers, je hebt alleen nog maar je inlog gegevens nodig om op een willekeurige computer bij je documenten, e-mail, spreadsheets, brieven, correspondentie, adresgegeven, databases etc. te komen. Het heen en weer mailen van documenten wordt hierdoor bijvoorbeeld beperkt en daarmee ook het versiebeheer. Daarnaast wordt ook het gebruikersgemak en het onderhoud sterk verbeterd.

De organisatie of gebruiker hoeft namelijk niet elke keer voor updates te zorgen, of de beveiliging te regelen via virusscanners, firewalls of adware-killers. Dit wordt immers verzorgd door de aanbieder van de dienst. De kosten voor beheer en onderhoud kunnen over het algemeen aanzienlijk worden gereduceerd. Wie eenmaal gewend is aan de software en functionaliteiten, kan binnen zijn of haar beveiligde omgeving zonder zorgen aan de slag. Grote spelers als Google, Microsoft en IBM hebben zich inmiddels op deze dienstverlening geworpen.

Hoe betrek je je medewerkers?

Op 30 juni vond in Utrecht bij Conclusion een inspiratiemiddag plaats over Het Nieuwe Werken in relatie toe Corporate Social Media.  Onderwerp van gesprek was hoe je medewerkers de mogelijkheid kan geven om met elkaar te communiceren over de dingen die je bezig houden. Hoe betrek je die medewerkers?

Gebruik Social Media in Nederland

Nederlanders besteden behoorlijk veel tijd aan social media. De gegevens van ComScore over mei 2010 laten zien dat diverse social media samen in een maand bijna 12 miljoen unieke bezoekers telden. Gemiddeld besteedden ze 30 uur per persoon per maand aan social media. Het voorziet kennelijk in een behoefte. KPN heeft deze behoefte onderkend en besloten om een eigen Social Employee Platform te ontwikkelen.

De opzet van KPN

Samen met Qi, de strategische online partner van KPN, werd in 4 maanden tijd een eigen platform ontwikkeld dat het beste van diverse social media in zich heeft: korte berichten (twitter), profielen (Linkedin), groepen (Facebook), foto's (Flickr) en blogs (Blogger). Peter Haan van KPN vertelde over zijn ervaringen rond dit project en hoe men tot besluiten kwam. Zo werd de keuze voor de functionaliteiten gemaakt op basis van kort onderzoek onder KPN-ers, waarbij je voorkeuren zag voor diverse media. Door het geheel integraal aan te bieden is er voor iedereen wat te vinden.

Activatie

De lancering van het platform gebeurde door te kijken welke KPN-ers actief zijn op externe social media. Zij werden persoonlijk opgezocht en kregen te zien wat KPN van plan was. Dat leverde veel enthousiasme op, en daarmee was de eerste groep ambassadeurs geboren. Zij kregen de mogelijkheid om "op een legen dansvloer te dansen". Daarnaast kregen ze een virale campagne in handen, waarmee ze collega's konden uitnodigen. Het werd een platfrom van KPN-ers, voor KPN-ers. Samen met de vrolijke opzet van de virale campagne zorgde dit voor een snelle olievlekwerking.

Gebruikservaring

Interessant is dat het platform voor heel veel verschillende soorten dialogen wordt gebruikt. Zo zie je dat groepen ontstaan rondom schaatsen en golf, maar ook over bepaalde technologie, diensten van KPN of ontwikkelingen rondom Het Nieuwe Werken. Daarmee is het een soort virtueel ontmoetingsplein geworden. Belangrijk verschil met de ontmoetingen bij de koffieautomaat is dat je collega's uit andere delen van het land makkelijker kan ontmoeten. En dat je de dialoog voor iedereen zichtbaar maakt. dat is best spannend voor het management, maar uiteindelijk een enorme bron aan informatie. Alle tussenlagen tussen de directie en de werkvloer worden in een keer weggehaald.

Door het gebruik van Corporate Social media geeft je medewerkers een platform om zich te laten horen. De virtuele zeepkist. Vervolgens is het de kunst daar wat mee te doen. Mooi voorbeeld vind ik dat Hein Knaapen als HR Directeur van KPN zijn beelden rondom de CAO-onderhandelingen deelt met medewerkers. De reacties die daarop komen worden beantwoord, waardoor uiteindelijk een veel sterker draagvlak ontstaat voor het resultaat. KPN betrekt op deze manier haar medewerkers veel beter bij de verandering. Wie volgt?

[slideshare id=4701915&doc=hetnieuwewerkenencorporatesocialmedia-100707103131-phpapp01]

Meer over Corporate Social Media

Inspiratiemiddag: Social Employee Platform

We zijn gewend om kennis en ervaringen op persoonlijk vlak via social media met elkaar te delen. Maar wist je dat deze tools ook voor de interne communicatie binnen de organisatie grote toegevoegde waarde kunnen hebben? Geïntegreerd in een Social Employee Platform verbinden ze werknemers over afdelingen, functies en locaties heen en maken ze samenwerken gemakkelijk. Ervaring, specialismen, kennis, belangstelling: ze zijn voortaan voor iedereen zichtbaar en direct aan te boren voor de organisatie. Dat komt de betrokkenheid, productiviteit en kwaliteit van werknemers ten goede.

Opdrachtgever Peter Haan van KPN zag al in een vroeg stadium de voordelen van een dergelijk platform. Hij vroeg Qi om het platform inhoudelijk vorm te geven en samen met KPN te ontwikkelen. Het platform heeft een vliegende start gemaakt: binnen twee maanden telden we 5 miljoen pageviews en 99% aangemaakte profielen. Daar vertelt Peter graag over: hij komt zijn indrukwekkende case bespreken tijdens onze inspiratiedag op 30 juni. Peter is niet de enige spreker: Sebastiaan van Rijnsoever van Qi en Kees Froeling van Conclusion vertellen hoe het Social Employee Platform past binnen uw organisatie en Het Nieuwe Werken.

Geïntrigeerd? Kom dan naar onze inspiratiemiddag over het Social Employee Platform op 30 juni 2010 in Utrecht. Aanmelden kan via deze link. Je bent van harte welkom!

Social Capital maakt het verschil

Medewerkers en managers worden aangenomen omdat ze bepaalde dingen kunnen die meerwaarde hebben voor de organisatie. Ze hebben bepaalde kennis en vaardigheden die meerwaarde hebben.

Daar waar Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd komt naast dat kunnen een ander belangrijk aspect naar voren, namelijk kennen. Naast kennis gaat het dus om kennissen.

Hoe goed ben je in staat om kennis voor de organisatie te ontsluiten? En kan je helpen kennis te laten afvloeien als het niet meer nodig is? Human Capital wordt dus Social Capital. Wat betekent dit voor u?

De kern

Bij Het Nieuwe Werken ontvangen medewerkers het vertrouwen en de vrijheid om zelf te bepalen met wie ze hun werk doen. Dat kan dus met collega’s, maar ook met anderen buiten de organisatie. Door het delen en combineren van kennis wordt innovatie versneld. In ieder geval in de fase van het genereren van ideeën. Daarnaast zorgt het samenwerken met mensen buiten de organisatie -waaronder Zelfstandige Professionals- ervoor dat de organisatie flexibeler wordt. Je kan sneller reageren en we weten allemaal: niet de sterkste, maar degene die het beste kan veranderen overleeft.

Ont-moeten

Frans van der Reep gaf in zijn model “van moeten naar ont-moeten” al aan dat het in onze samenleving steeds belangrijker wordt om anderen te ontmoeten. Stoppen met moeten, minimaliseer de kaders, geef mensen de vrijheid om mee te bepalen hoe de doelen worden bereikt. Creativiteit wordt nog steeds belangrijker. Daarvoor is het van belang om die creativiteit de vrijheid te geven. Kennis is macht, delen is machtiger, co-creatie is de kracht.

Sociale netwerken

Een praktijkvoorbeeld: Een grote Nederlandse organisatie stelde vast dat met het aanstaande vertrek van een van hun senior medewerkers ook het laatste stuk kennis over het desbetreffende expertisegebied zou verdwijnen. Wat nu te doen? Uit onderzoek bleek dat de kennis van deze persoon in hoge mate werd bepaald door het sociale netwerk dat in de loop der tijd was opgebouwd. Door de spil uit het netwerk te vervangen zou je niet automatisch al die sociale relaties behouden. Uiteindelijk werd besloten om meerdere mensen in de organisatie een iets andere rol te geven, waardoor het sociale netwerk maximaal in tact bleef. En daarmee de kennis. Op een andere plek is uiteindelijk iemand van buiten aan de organisatie toegevoegd.

Belang voor HRM

Juist voor de HR professionals van een organisatie leidt dit tot vragen over o.a. het recruitmentbeleid. In hoeverre is uw organisatie zich bewust van de kracht van het Social Capital voor uw organisatie?  Hoe krijgt dat vorm in het recruitmentbeleid? En hoe ver wilt u gaan met het hebben van een flexibele schil?

Het Nieuwe Werken en HR

Onderstaande film werd gemaakt voor het seminar "Het Nieuwe Werken voor HR Beleidsmakers" dat op 1 april 2010 door KPN werd georganiseerd. Wat is Het Nieuwe Werken eigenlijk en wat is de rol van HR?

Het Nieuwe Werken bij KPN

KPN is in juni 2009 gestart met de invoering van haar versie van Het Nieuwe Werken. Henk van Tilborg werd gevraagd het project te leiden en te zorgen voor een succesvolle implementatie, zodat in 2012 heel KPN op deze manier werkt. In deze blog lees je over de aanpak en zie je wat de ervaringen van Henk zijn met dit proces.

Bewustwording

In het eerste jaar zijn meer dan 1000 medewerkers van KPN overgegaan. Ze kregen daarvoor vernieuwde huisvesting en ondersteunende ICT middelen. Daarnaast heeft KPN Conclusion gevraagd te helpen bij de bewustwording. De mentale kant van Het Nieuwe Werken bleek in de première zeer belangrijk. Diverse vragen kwamen aan de orde: "Wat is Het Nieuwe Werken, waarom wil KPN dit en wat betekent dit voor ons als team en mij als individu?". In co-creatie met KPN ontwikkelde Conclusion een bewustwordingsworkshop die deze vragen behandelde. Communiceren met medewerkers in plaats van over medewerkers stond centraal om de bewustwording op gang te brengen.

Aanpak

Besloten werd de workshops top-down door de organisatie uit te voeren. Hiervoor waren twee belangrijke redenen. Op de eerste plaats is voorbeeldgedrag van het management cruciaal in het welslagen van de verandering. Het management moest echt leiderschap tonen en de verandering snappen en omarmen om het goed te kunnen uitdragen. Daarnaast is het van belang dat het management met elkaar een beperkt aantal kaders afspreekt, waarbinnen medewerkers de vrijheid krijgen om zelf te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie ze kun werk doen. Die kaders bestaan bijvoorbeeld uit het openstellen van je digitale agenda, een vast tijdstip waarop iedereen elkaar fysiek ontmoet en vormen van leidinggeven op afstand.

Proces

De bewustwordingsworkshops zijn onderdeel van een traject met meerdere interventies. Je bereikt het niet in één keer, maar in stappen. Net als het bewegen van de kelder naar de zolder, dat doe je ook stap voor stap. Op het moment dat medewerkers worden uitgenodigd voor de workshop krijgen ze ook de uitnodiging om een online game te spelen.  Hierdoor komt de bewustwording op gang en wordt Het Nieuwe Werken onderwerp van gesprek tussen collega's. Paralel vindt een gesprek met de manager van het desbetreffende team plaats. In dit gesprek worden de specifieke zaken van het team besproken, zoals: hoe ver is men al, is er weerstand, wat zijn de beelden die er leven, hoe zit de manager er zelf in? Daarna vindt de workshop zelf plaats. Daarbij left de workshopbegeleider uit wat Het Nieuwe Werken is, waarna de manager vertelt waarom KPN dit wil en hoe hij of zij er zelf in zit. Tevens horen de teamleden wat de kaders zijn en welke middelen ze tot hun beschikking krijgen. Daarna doet de manager een stap terug en is het aan het team. Welke kansen zie je, welke knelpunten verwacht je? En hoe ga je die met elkaar oplossen? De uitkomst is een aantal SMART afspraken die in de volgende wrekoverleggen worden meegenomen.

Film

Op 1 april 2010 vond op diverse locaties in het land een integraal seminar plaats met als onderwerp "Het Nieuwe Werken voor HR Beleidsmakers". Op 6 locaties in het land kwamen HR Professionals bij elkaar om naar aanleiding van een drietal inleidingen het te hebben over wat Het Nieuwe Werken wel en niet voor hun en hun organisatie zou kunnen betekenen. Ook de rol van HR werd daarbij besproken. Via een videonetwerk werden de inleidingen verspreid en met behulp van social media werden de bevindingen tussen de locaties gedeeld. In onderstaande video tref je de bijdrage van Henk va Tilborg van KPN.